SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO 4 1.1. O QUE É UMA POLÍTICA DE PRIVACIDADE? 4 1.2. PARA QUE SERVE? 4 1.3. QUAL A SUA ABRANGÊNCIA? 4 1.4. QUAL SUA RELAÇÃO COM OUTRAS NORMAS INTERNAS? 4 2. COMO TRATAMOS SEUS DADOS PESSOAIS? 4 2.1. QUAIS DADOS PESSOAIS TRATAMOS? 4 2.2. O QUE FAZEMOS COM SEUS DADOS PESSOAIS? 5 2.3. QUAIS BASES LEGAIS UTILIZAMOS PARA TRATAR SEUS DADOS? 6 2.4. COM QUEM COMPARTILHAMOS SEUS DADOS PESSOAIS E COMO OCORRE A TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL? 9 2.5. POR QUANTO TEMPO ARMAZENAMOS SEUS DADOS? 11 3. SEUS DIREITOS E COMO EXERCÊ-LOS 12 3.1. QUAIS SÃO OS SEUS DIREITOS? 12 3.1.1. Direito à informação 12 3.1.2. Direito de retificação 12 3.1.3. Direito ao esquecimento 12 3.1.4. Direito de portabilidade 13 3.1.5. Direito de retirada do consentimento 13 3.2. COMO EXERCER OS SEUS DIREITOS? 13 4. CONTATO 13 5. REVISÃO DA POLÍTICA 13 GLOSSÁRIO Alta Gestão: órgão decisório máximo de uma dada organização. Para os fins desta política pode se referir também a órgãos inferiores imediatamente subordinados a este para os quais o órgão deliberativo máximo tenha delegado os poderes para a tomada de determinadas decisões. Ameaça: Causa potencial de um incidente indesejado, que pode resultar em dano à Organização. Ativo: qualquer coisa que tenha valor para a Organização e precisa ser adequadamente protegido. Comitê de Segurança da Informação e Proteção de Dados (CSIPD): órgão responsável por implementar, dirigir e aprimorar o Sistema Integrado de Gestão em Segurança da Informação e Proteção de Dados (SIGSIPD). Controlador: ente responsável pela tomada de decisões essenciais, mormente quanto a finalidade e os meios de tratamento. Coordenação: subdivisão administrativa no interior da Organização em acordo com dada área de atuação. Dados Pessoais: todo e qualquer dado ou informação que possa ser associado direta ou indiretamente a uma pessoa física (humana) Encarregado pela Proteção de Dados/Data Protection Officer (DPO): responsável por dirigir o Comitê de Proteção de Dados em suas atividades e por servir de intermediário entre as partes interessadas e a Organização. Entes reguladores: pessoas jurídicas e órgãos que possuem como função precípua a fiscalização de uma dada atividade econômica. Operador: sujeito que trata dados pessoais em nome e por conta dos controladores. Informação: conjunto de dados que, processados ou não, podem ser utilizados para produção, transmissão e compartilhamento de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato. Parceiros Econômicos/Parceiros: sujeito, pessoa física ou jurídica, com quem uma dada organização tem ou planeja estabelecer negócios, incluindo, mas não se limitando a fornecedores, operadores e representantes contratados; Sites/Websites: denominação comum para as páginas de internet. Tratamento: toda e qualquer operação feita com dados pessoais. Transferência Internacional de Dados Pessoais: operação na qual se transfere dados pessoais para fora do território nacional, independente do meio em que ocorra. Público externo: indivíduos, grupos ou entidades que interagem com a organização ou são impactados por suas atividades, mas que não fazem parte da estrutura interna. Exemplos: clientes, fornecedores, parceiros comerciais, candidatos em processos seletivos, entre outros. Titular: pessoa física a quem os dados pessoais se referem. 1. INTRODUÇÃO Essa Política de Privacidade define como a Associação Beneficente Projeto Nordeste. (“ABPN”) trata os dados pessoais de seus colaboradores. Recomendamos que leiam atentamente estes termos e, em caso de dúvida, entrem em contato com o nosso DPO. 1.1. O QUE É UMA POLÍTICA DE PRIVACIDADE? A Política de Privacidade é documento formal que busca elucidar para os colaboradores, parceiros e entidades reguladoras, as práticas de tratamento e privacidade de dados pessoais adotadas pela Associação Beneficente Projeto Nordeste. 1.2. PARA QUE SERVE? Serve para transparecer a você, titular de dados, as condições nas quais seus dados pessoais são tratados por nossa Organização. Se você busca informações a respeito das medidas que adotamos para garantir a segurança e a privacidade de suas informações acesse nossa Política de Segurança da Informação e/ou Política de Proteção de Dados. 1.3. QUAL A SUA ABRANGÊNCIA? Aplica-se ao tratamento de dados pessoais dos colaboradores da Organização. Deve ser rigorosamente respeitada por todos que representem, integrem ou mantenham relações com a Organização. 1.4. QUAL SUA RELAÇÃO COM OUTRAS NORMAS INTERNAS? Esta Política de Privacidade não revoga outras normas internas, desde que sejam com ela compatíveis. 2. O QUE FAZEMOS COM SEUS DADOS 2.1. QUAIS DADOS PESSOAIS TRATAMOS? 2.1.1. Empregado (“CLT”) Nome; endereço; telefone de contato; data de nascimento; CTPS; CNH; RG; CPF; PIS; número do cartão SUS; certidão de casamento e/ou nascimento; certificado de reservistas(no caso de homens); data de admissão; regime de admissão; valor do salário contratual; valor do vale transporte; nome e data de nascimento dos dependentes; tipo de parentesco; filiação do titular (nome da mãe e nome do pai; data de nascimento da mãe; data de nascimento do pai; histórico escolar; escolaridade; atestado médico admissional; certidão de nascimento dos filhos menores de idade; banco; agência; número da conta; tipo de conta; foto 3x4 digital; cor; raça; assinatura; nome, CPF, RG e data de nascimento do cônjuge do titular. 2.1.2. Dependentes do empregado Nome do Cônjuge; CPF do Cônjuge; RG do Cônjuge; data de nascimento do Cônjuge; Nome dos dependentes; data de nascimento dos dependentes (certidão de nascimento dos filhos menores de idade); tipo de parentesco; nome da mãe; nome do pai; data de nascimento da mãe; data de nascimento do pai. 2.1.3. Prestador de Serviço (“PJ”) Nome; Endereço; RG; CPF; Estado civil. 2.2. O QUE FAZEMOS COM SEUS DADOS? Caso você seja um empregado (CLT) nós podemos tratar, para a execução do processo admissional e de contratação seu: Nome; endereço; telefone de contato; data de nascimento; CTPS; CNH; RG; CPF; PIS; número do cartão SUS; certidão de casamento e/ou nascimento; certificado de reservistas(no caso de homens); data de admissão; regime de admissão; valor do salário contratual; valor do vale transporte; nome e data de nascimento dos dependentes; tipo de parentesco; filiação do titular (nome da mãe e nome do pai; data de nascimento da mãe; data de nascimento do pai; histórico escolar; escolaridade; atestado médico admissional; certidão de nascimento dos filhos menores de idade; banco; agência; número da conta; tipo de conta; foto 3x4 digital; cor; raça; assinatura; nome, CPF, RG e data de nascimento do cônjuge do titular. Poderemos fazer uso destes dados para: • Proceder com o registro do seu vínculo profissional com a Empresa, cumprindo os deveres exigidos pela plataforma do e-social; Ministério do Trabalho e Previdência; Receita Federal; e Ministério da Economia; • Proceder com a criação de seu dossiê, para administração do cumprimento dos deveres decorrentes do vínculo empregatício, em nossos sistemas físicos e digitais; • Proceder com a criação de seu usuário e fornecer suas credenciais de acesso em nossos ambientes físicos e digitais. Utilizamos seu nome, setor a qual estará vinculado, grau de instrução, telefone, e-mail e horário de trabalho para fornecer ferramentas e habilitá-lo ao seu ambiente de trabalho. Podemos compartilhar seu nome; endereço; data de nascimento; CTPS; CNH; RG; CPF; PIS; data de admissão; função; CBO; local de trabalho; horário de trabalho; assinatura, para agendamento e realização de seu exame admissional com a Clínica Saúde Ocupacional. Caso você seja um Empregado (CLT), nós podemos tratar seus dados para: • Oferecer capacitação profissional, na qual poderá ser requerida a realização de prova; • Adimplir nossas obrigações tributárias e fiscais com o Ministério do Trabalho e Previdência ou com outros órgãos públicos (municipais, estaduais e federais), podemos utilizar e compartilhar seu número da conta bancária; valor do salário; valor dos benefícios. Para gerenciar seu eventual afastamento, nós podemos: • Cadastrar o seu atestado médico em nossos sistemas, que poderá incluir o uso de seus nomes, matrículas, data de afastamento, quantidade de dias e CID; • Caso o afastamento seja superior a 15 (quinze) dias podemos ter que emitir sua declaração de último dia trabalhado, na qual constará seu nome e n° de PIS; • Caso o afastamento seja superior a 05 (cinco) dias podemos compartilhar seu nome, data de nascimento, cargo e RG com a Clínica de Saúde do Trabalho para o seu exame de retorno do trabalho, o qual será arquivado em seu dossiê. Caso você requeira um empréstimo consignado, nós podemos tratar seu nome, CPF e valores do empréstimo para verificar a viabilidade e, sendo possível, agendar os descontos das respectivas prestações em sua folha salarial. Para emitir sua folha de pagamento e realizar o pagamento de seu salário, podemos tratar seu nome; CPF; número da conta bancária; valor do salário; PIS; eventuais horas-extras e outros benefícios esporádicos; número de matrícula, cargo; data de admissão; situação e local de trabalho. • Para persecução da finalidade acima apontada, compartilhamos os dados apontados com a WJA Contabilidade, Banco Digimais, Bradesco ou Banco do Brasil; • Em caso de férias remuneradas, este tratamento poderá incluir o período de gozo de férias; • Nós podemos fazer uso de seu nome, CPF, dados bancários, nota fiscal, local de destino e origem para reembolsar ou adiantar despesas obtidas em razão da execução de determinada atividade de trabalho. Para gerenciarmos a sua frequência laboral, coletamos: nome; CPF; salário; horas extras executadas; horas noturna; valor de desconto de benefícios como plano de saúde, coparticipação, vale transporte; vale alimentação; assinatura. Caso nos seja requerido por você, podemos, por meio das informações constantes em nossos sistemas, fazer uso do seu nome, CPF, cargo, período e atividade desenvolvida para emitir uma declaração das atividades praticadas conosco. Podemos tratar seu nome; função; horário de trabalho; setor de trabalho; salário mensal; previsão de rescisão a ser paga; motivos para o desligamento; valores de horas extras; valores de benefícios durante o processo de desligamento. • Os dados apontados neste item podem ser compartilhados com a Clínica Saúde Ocupacional; Ministério do Trabalho e Previdência; Receita Federal e Ministério da Economia para Elaboração do cálculo da rescisão e efetivação do desligamento; Agendamento e realização do exame demissional e Registro do desligamento no E-Social. • Tais dados, inclusive o motivo do desligamento, podem ser compartilhados com o MPO Advogados para, eventualmente, nos defendermos de qualquer ação ou representação trabalhista e/ou administrativa que seja intentada contra nós. Acaso você seja um(a) colaborador(a) de nosso setor de marketing, podemos tratar seu: nome; e-mail; telefone e foto 3x4 para o seu cadastramento nas plataformas Agilus, Nexcore e TrackMob Soluções Digitais, sistemas utilizados para prospecção e gerenciamento de doações. Acaso você seja um(a) colaborador(a) da escola, como um(a) professor(a) ou diretor(a), podemos tratar seu: nome; CPF; e-mail; assinatura e informações curriculares, para: • Inscrição da Organização em Convênios e Editais estratégicos para a Associação Beneficente Projeto Nordeste (ABPN). • Realização do processo de credenciamento, autorização e renovação de curso. • Elaboração e validação do Projeto Pedagógico Educacional. Nós podemos tratar seus dados para cumprir e demonstrar o cumprimento de obrigações legais e regulamentares de qualquer natureza a qual nos encontremos sujeitos, incluindo o exercício de seus direitos enquanto titulares de dados pessoais. 2.3. QUAIS BASES LEGAIS UTILIZAMOS PARA TRATAR SEUS DADOS? O uso de seus dados para garantir a segurança de nossos sistemas e processos internos se pauta em nosso legítimo interesse. O tratamento de dados em sede do processo admissional se pauta principalmente na execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados. As operações de tratamento relativas ao processo de contratação de colaboradores se pautam no cumprimento de obrigação legal ou regulatória, sobretudo, no que tange às obrigações relativas ao registro de emprego. Subsidiariamente, parte desses dados são utilizados para a adequada execução do contrato de trabalho e legítimo interesse, criando um dossiê do colaborador em nossos sistemas internos que nos permita gerenciar a execução do mesmo e cumprir nossas obrigações contratuais e legais. As operações de tratamento necessárias para a análise do apontamento de cartão de ponto são legitimadas no legítimo interesse e execução de contrato. As operações de tratamento necessárias ao fornecimento e manutenção do ambiente de trabalho do Colaborador se fundamentam em sua necessidade para a execução do contrato de trabalho e em nosso legítimo interesse. As operações de tratamento necessárias para que você exerça suas funções junto aos nossos clientes, fornecedores e doadores pautam-se no legítimo interesse e em sua necessidade para a execução de contrato. As operações de tratamento necessárias à sua adesão, ou de seus dependentes, aos benefícios por si escolhidos pautam-se em seu consentimento, em seu legítimo interesse, na execução de contrato, caso faça parte da proposta contratual, e, quando o benefício se operar por força de lei ou instrumento com força de lei, em cumprimento de obrigação legal. As operações de tratamento necessárias ao adimplemento de obrigações tributárias e fiscais pautam-se no cumprimento de obrigação legal. As operações de tratamento necessárias para o gerenciamento de suas férias pautam-se em cumprimento de obrigação legal e execução de contrato. As operações de tratamento necessárias ao gerenciamento de seu afastamento se operam com base em cumprimento de obrigação legal e execução de contrato. As operações de tratamento necessárias a verificação da possibilidade do empréstimo consignado e a sua execução pautam-se no Cumprimento de Obrigação Legal, Procedimento preliminar ao Contrato, Execução de Contrato e Proteção ao Crédito. As operações de tratamento necessárias ao pagamento de quaisquer créditos devidos ao Colaborador, a qualquer título, se pautam na execução do contrato e no legítimo interesse da organização em adimplir suas obrigações. As operações de tratamento necessárias à realização e registro de reuniões, pautam-se em nosso legítimo interesse. As operações de tratamento necessárias ao processo de desligamento pautam-se, sobretudo, no cumprimento de obrigações legais e em nosso legítimo interesse. As operações de tratamento necessárias ao procedimento de realização de exames periódico dos colaboradores se legitimam em cumprimento de obrigação legal ou regulatória. 2.4. COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS COM TERCEIROS E TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS? Nós podemos compartilhar seus dados com alguns parceiros nossos na medida em que sejam necessários para a adequada prestação do serviço laboral, além do funcionamento de nossos controles técnicos e organizacionais de segurança, nomeadamente: Clínica Saúde Ocupacional Nome; endereço; data de nascimento; CTPS; CNH; RG; CPF; PIS; data de admissão; função; CBO; local de trabalho; horário de trabalho; assinatura. Agendamento e realização de exame admissional, periódico e demissional. Ministério do Trabalho e Previdência Nome; endereço; telefone de contato; data de nascimento; CTPS; CNH; RG; CPF; PIS; certidão de casamento e/ou nascimento; certificado de reservistas (no caso de homens); data de admissão; regime de admissão; valor do salário contratual; valor do vale transporte; nome e data de nascimento dos dependentes; tipo de parentesco; filiação do titular; histórico escolar; escolaridade; atestado médico admissional; certidão de nascimento dos filhos menores de idade; Registro da situação laboral do colaborador no E-Social e cumprimento dos deveres acessórios ao contrato de trabalho. Receita Federal Nome; endereço; telefone de contato; data de nascimento; CTPS; CNH; RG; CPF; PIS; certidão de casamento e/ou nascimento; certificado de reservistas (no caso de homens); data de admissão; regime de admissão; valor do salário contratual; valor do vale transporte; nome e data de nascimento dos dependentes; tipo de parentesco; filiação do titular; histórico escolar; escolaridade; atestado médico admissional; certidão de nascimento dos filhos menores de idade; Registro da situação fiscal do colaborador perante a receita federal. Ministério da Economia Nome; endereço; telefone de contato; data de nascimento; CTPS; CNH; RG; CPF; PIS; certidão de casamento e/ou nascimento; certificado de reservistas (no caso de homens); data de admissão; regime de admissão; valor do salário contratual; valor do vale transporte; nome e data de nascimento dos dependentes; tipo de parentesco; filiação do titular; histórico escolar; escolaridade; atestado médico admissional; certidão de nascimento dos filhos menores de idade; Registro da situação laboral do colaborador no E-Social. Microsoft Corporation Nome; endereço; telefone de contato; data de nascimento; CTPS; CNH; RG; CPF; PIS; certidão de casamento e/ou nascimento; certificado de reservistas(no caso de homens); data de admissão; regime de admissão; valor do salário contratual; valor do vale transporte; nome e data de nascimento dos dependentes; tipo de parentesco; filiação do titular (nome da mãe e nome do pai; data de nascimento da mãe; data de nascimento do pai; histórico escolar; escolaridade; atestado médico admissional; certidão de nascimento dos filhos menores de idade; banco; agência; número da conta; tipo de conta; foto 3x4 digital; cor; raça; assinatura; nome, CPF, RG e data de nascimento do cônjuge do titular. Trânsito de informações entre os setores da Organização e com agentes externos, quando houver legitimidade, via provedor de e-mail. WJA Contabilidade Nome; CPF; número da conta bancária; valor do salário; PIS; eventuais horas-extras e outros benefícios esporádicos; número de matrícula, cargo; data de admissão; situação e local de trabalho. Elaboração da folha salarial. Agilus Nome; e-mail; telefone; foto 3x4. Acesso ao sistema de gerenciamento e prospecção de doações. Nexcore Nome; e-mail; telefone; foto 3x4. Acesso ao sistema de gerenciamento e prospecção de doações. TrackMob Soluções Digitais Nome; e-mail; telefone; foto 3x4. Acesso ao sistema de gerenciamento e prospecção de doações. 2.5. POR QUANTO TEMPO ARMAZENAMOS SEUS DADOS? Nós armazenamos os seus dados pelo tempo necessário para adimplir nossas obrigações legais e contratuais, bem como pelo tempo apto a demonstrar esse adimplemento perante as entidades fiscalizatórias e/ou executivas. Assim sendo, no que se refere aos dados pessoais dos colaboradores celetistas e prestadores de serviços (“PJ”), retemos e descartamos os dados pessoais de acordo com a Tabela de Temporalidade dos Dados Pessoais presentes na organização, documento de cunho interno. 3. SEUS DIREITOS E COMO EXERCÊ-LOS Nossa Organização entende que os direitos conferidos aos titulares são indispensáveis para o bom funcionamento da democracia em um mundo digital e inclusivo, portanto, buscaremos sempre informá-los sobre o seu exercício seguro. 3.1. QUAIS SÃO OS SEUS DIREITOS? A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) concede ao titular dos dados pessoais uma série de direitos, que podem ser exercidos conforme os termos desta política, a saber: 3.1.1. Direito à informação É o direito do titular dos dados de obter informações claras, precisas e em linguagem simples e inteligível a respeito do tratamento de informações a seu respeito. Inclui o direito de confirmar a existência de um tratamento, de acessar os dados que a organização contenha a seu respeito, de ser informado sobre a transferência desses dados para terceiros e as consequências de uma vez solicitado o seu consentimento, este recusar. 3.1.2. Direito de retificação É o direito do titular de corrigir eventuais dados que estejam equivocados ou desatualizados em determinada operação de tratamento. 3.1.3. Direito ao esquecimento Concede ao titular o direito de anonimização, bloqueio ou exclusão de dados que tenham se tornado desnecessários ou estejam sendo tratados em desconformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados. 3.1.4. Direito de portabilidade É o direito do titular dos dados de receber uma cópia de todos os dados pessoais atinentes a sua pessoa que estejam em poder da organização, ou de requerer que citada cópia seja enviada diretamente a um dado controlador. 3.1.5. Direito de retirada do consentimento Garante ao Titular que, caso o tratamento de dados seja pautado em seu consentimento, este possa, a qualquer tempo e de modo não mais complexo do que aquele com o qual seu consentimento foi colhido, retirar o citado consentimento e demandar a eliminação, bloqueio ou anonimização de seus dados pessoais tratados com base neles. 3.2. COMO EXERCER OS SEUS DIREITOS? Os titulares podem exercer seus Direitos entrando em contato com o nosso Encarregado de Dados – Datum S/A, representado por Matheus Souza de Oliveira –, através do endereço de e-mail: dpo@canaa.org. Solicitamos que o pedido e as informações que o fundamentam sejam apresentados de forma clara e precisa, para garantir um atendimento rápido e eficaz. Para evitar fraudes, pode ser necessário que o titular anexe ao pedido uma cópia de um documento de identidade. Essa cópia será descartada após a conclusão da solicitação, porém, os dados contidos nela podem ser mantidos em registro para fins de comprovação da conformidade. 4. CONTATO Em caso de outras dúvidas ou reclamações relativas ao uso e a segurança de seus dados, você pode entrar em contato com o nosso Comitê, por intermédio de nosso DPO/Encarregado, através do endereço de e-mail: dpo@canaa.org. 5. REVISÃO DA POLÍTICA Nos encontramos em processo de contínuo melhoramento, razão pela qual nos reservamos o direito de rever e atualizar a presente política sempre que julgarmos necessário. Além disso, nos comprometemos a visitá-la e revisá-la, no mínimo, anualmente. Irecê - BA, 12 de setembro de 2024. Associação Beneficente Projeto Nordeste (ABPN)